3.1 EDI应用效益的概念模型
3.1.1EDI应用的一般效益概念模型
3.1.2港口EDI的效益分析

3.1 EDI应用效益的概念模型

3.1.1 EDI应用的一般效益概念模型

　　　企业采用并发展EDI技术是为了获得更大的利润或竞争优势。从理论上讲，EDI的应用为企业带来的是长远的，综合的效益。EDI效益的高低将直接影响企业推广应用EDI的过程，是企业决策的重要依据。为此，我们有必要首先从理论上对EDI的一般应用效益做一详细阐述，并结合实际调查结果进行比较分析。

　　　从理论上讲，EDI的效益大致分为以下几个方面：

3.1.1.1 单证处理成本的降低

　　　顾名思义，EDI的基本作用在于使用电子媒介代替纸制单证来交换数据。纸制单证的淘汰同时也暗示了某些组织机构的功能和作用将被作废，因此从长远的观点来看，EDI用户能够得到低成本成效。提高效率，降低成本，这是EDI实施的一个最重要的原因。成本降低的原因可归结为：与事物处理相关的成本的降低。

　　　企业的管理活动是由一系列日常的事务处理构成，相关的成本是十分重要的。然而，以传统方法实现这些管理活动实际是一个劳动密集型的过程，这些活动大多包含了大量的重复处理，如基本数据输入。据统计，在处理商业事务中，大约有25％的成本与基本数据输入及其相关任务有关。EDI的使用使基于纸制单证的密集型处理被自动的电子处理所替代，减少了传统的事务处理中所需的重复的数据输入，消除了不必要的开支。以电子通讯业为例可以清楚地看出EDI对传统事务处理的冲击：首先消费者将订购单填好，内部审核通过后，送到有关部门检查盖章，再集聚在一起送往邮局；厂家收到订单，将其列入销售计划中。在这个案例中，将订单最终送到厂家手中必需有5个参与方。若使用EDI传送话信息，消费者只需将他的订单输入到电脑中，电脑将订单翻译成标准报文，并发送到厂家的电子信箱中，厂家的电脑从信箱中取出报文，将其自动读入到内部的销售系统。从这一过程可以看出，传统处理方式中信息的反复调整在电子信息处理中被取消，尤其是信息量非常大时，效益就非常可观了。

　　　在衡量单证处理成本的降低程度方面，荷兰的Erasmus大学曾开发研制了 EDIALYSIS决策支持系统用于评估EDI的收益，这也是第一个可以用货币来表示收益的工具。在荷兰，它已被ERASMUS商务支持中心广泛地应用于其下属的数十家公司。利用该系统所做的研究表明：引进EDI可以从以下三方面降低费用：

　　　（1）劳动力成本。通常，应用EDI以后几乎可以减少85％的劳动力成本，包括人工分类、配料、归档，以及发送邮件。

　　　（2）原材料成本。应用EDI，可以减少纸制单证处理所需的材料和服务的成本。纸制单证的减少甚至消除，同样也导致原材料费用的降低。不使用EDI，将会产生许多有关信息传输物理介质的费用，如纸 使用EDI时，没有物理介质，而电子网络费用通常认为就是通讯费用。同时，传输过程中保护及辨认信息的包装材料．"信封"'也日益过时了，昂贵的多层、多副本的订单表。客户发票，五彩缤纷的信封头，都可以取消了，这些都能够降低费用。

　　　（3）通讯成本。据美国消费者电子公司RCA估计：每一个订单的处理成本大约为50美元，而EDI能够将成本减少至大约4美元，并且其中有l美元是通讯成本。

　　　虽然，EDIALYSIS系统的研究仅着重于明确的、短期的费用节省，但这部分的费用仍是相当可观的。下面再以荷兰的相关案例做一说明。
　　　荷兰财政部的税务部门每年收到的表格多达64亿张，尽管在过去的十年当中这些表格本身己被简儿处理。但大多数仍然是手工处理，总共有1000多个人受雇于处理这些表格，估计处理部分表格所需的必要设备的投资在135荷兰盾／分钟。以5年当中电子处理的表格规模增长率为15％估算，在原材料、劳动力和通讯上节省的成本是184荷兰盾／分钟，5年后的投资净现值是12荷兰盾／分钟。
　　　荷兰一个拥有25两货车、35个职员的公路货运机构研究EDI的效益后表明：在过去的5年中，节省费用的净值超过300，300荷兰盾，并且EDI仅仅被他们最大的客户使用时就能够得到这些费用。又如，一家经营马铃薯加工产品的大货运公司在荷兰或其他国家有三家工厂，主要的客户是批发商和第三产业．当EDI在客户、运输队、仓库以及销售者之间作为通讯方式时，5年所节约的费用达200，000荷兰盾，这些费用包括了部分相关方在最初阶段十使用EDI而产生的折扣。

　　　综上所述，EDI的应用可以大大降低生产经营的成本。

3.1.1.2排除了传统事务处理中极易发生的人为错误

　　　文件处理任务的减少归结为出错的减少。出错可以发生在通讯的任一阶段：信息生成阶段，发送及接收阶段等，而大多数错误是人为引起的。EDI消除了通讯过程中人的介入，因而提供了减少出错的途径。具体表现在：

　　　(1)信息生成阶段
　　　信息生成者可能需要输入所有接收方要求的必要的信息，而电脑可以提供必要的合理性校验以确保输入的是正确信息。

　　　（2）信息发送、接收阶段
　　　目前的通讯方式不能够百分之一百地免除错误：传真有时会因为电话线路的繁忙而出现乱字符现象；邮件可能会被损坏甚至丢失；而通过电脑网络传输的数
据保证了信息能够正确地传送给对方。如有必要，电脑网络还可以监控发送出去的信息，然后能够生成收据和确认信息并反馈给信息的发送者。

3.1.1.3 储存效率的提高

　　　EDI的使用能够减少对储存的需求，从而达到降低储存成本的目的。生产和物流的每一个环节并非都是相互协调的，储存依然是需要的，这是因为市场对产品的需求是不稳定的，人们也很难预先了解，而且，如果没有储存，交货和提货计划的微小波动可能会引起主要生产过程的中断，但是减少储存也是必要的，EDI可以帮助实现。使用EDI减少储存主要通过下列三种方式：减少关键时间、降低关键时间的不确定性、改变储存策略。

　　　（1）减少关键时间。库存量很大程度上取决于服务水准。一个公司的服务水准可以用该公司能够完全并且直接处理的订单的百分比表示。为了获得高的服务水准，减少订单成本，公司将会在固定时间间隔（又称为关键时间）内定购一定数量的货物。当定购成本降低徊于EDI的使用）并且关键时间减少时，可以采取批量小、但更频繁的定购方式。例如：美国GE公司的采购系统采用EDI之后，向零件供应商定购的用于GE机车生产零部件的型号是原来的5倍，最终，减少了一英亩的仓库。

　　　（2）降低关键时间的不确定性。EDI的应用不仅减少关键时间，同时还减少了影响关键时间的不确定因素，这是因为EDI加快了各方之间的通讯，电子通讯为更快、更可靠的数据传输提供了保证。结合运输过程中详细的货物跟踪，可以将货物实际到达日期的不确定性减少到最小。贯穿物流链对货物进行跟踪的一个重要发展是条形码的使用，将可被计算机读取的标签贴在货物上，就可以使整个物流过程中所有的货物，或运输单元能够被识别。在这方面另一发展是Smart卡的使用，这种卡包含了有关货物和航运信息。如果了解每一次货物移动的情况。就可以将货物运输看作是储存的一部分，因此，对整个运输链进行控制将会进一步减少总的储存数量。

　　　（3）改变储存策略。EDI的使用可以帮助获得及时的信息，从而可以促进改变储存策略，例如 JIT（Justln·Time）管理系统或称为 MRP－11（Material Requirements Planning）管理系统。JIT 储存管理系统涉及正在运输以及正在接收的货物，该系统消除了大批量储存的需求。为了预见未来需求，JIT必须依赖于快速、准确的运输信息的传送。消费者的需求应该能够直接地传给供应商。EDI在及时将需求信息传送给仓库的过程中扮演了重要角色。

　　　3.1.1.4充分有效地利用人力资源，提高经营效益如前所述，EDI代替人们进行诸如收集、发送和接收信息等繁琐的劳动密集型工作，从而使得公司能够在不增加劳动力成本的基础上增加信息处理活动，帮助公司实现日常事务处理的自动化，重新安排富余人员，获得生产力优势。例如，早在20世纪80年代，福特公司统计 可支付部门的雇用员工超过500人，使用计算机实现部分功能自动化之后，福特公司上层管理者认为部门可以减员20％，即员工数量减少到400人。但在对马自达公司进行调研后，他们发现；在马自达，一个规模不大的小公司处理日常事务仅需要5个人，这一发现使得福特公司上层人员不得不重新考虑整个生产流程中部门的数量。首先，管理人员重新分析了现存系统后发现：部门的绝大部分工作时间花费在校对上。如购货订单、收到的单证、发票不一致等。改进这一缺陷的最有效方法不是促使员工工作更加细致，而是在事务处理流程开始时杜绝数据的不一致。为了达到这一目标，福特公司制定了"无发票流程"，这使得工作人员不必再校对购货订单和发票以及收到的单证，校对工作实际上由电脑自动实现了。并且支票也由计算机准备好，送交给供应民通过使用信息技术（EDI）重新构造事务处理流程，福特公司目前员工数目只有125人。

3.1.1.5 提高了信息传输速度和质量

　　　商业数据的电子传输极大压缩了时间。整个定购接收周期的缩短，使得生产、交货系统得到了更高的生产力，并且获得了消费者的支持。同时，机构管理者能够在实际时间内控制某些事务处理过程。

　　　自动化的电子报文传输对组织机构的作用主要有以下三点：

　　　(1) 减少了组织机构对营业小时的依赖，尤其是与其他时区的组织机构进行交易的时间范围扩大了；

　　　（2）减少了组织机构对某些雇员的依赖。报文的收发、处理可以在一天当中的任何时间进行，很显然。这与不使用电子数据交换相比，能够获得较好的收益；

　　　（3）发送方能够尽可能地持有报文直到接收方确实需要，这样，接收方可以得到最新的数据信息。

　　　以荷兰一家较大码头的装卸船的操作为例，使用EDI能够直接、自动地处理装卸船的操作指令，因此，报文能够较传统方式更迟一些时候传输，使得信息更完整、更可靠，从而改进了码头作业的质量，码头操作中断的可能性大大减少。集卡司机在道口不用再填写大量的单证，然后等待码头操作部的处理，因为这些信息在司机到达道口之前就已处理完成，他只要用智能卡将他的货物信息传给码头，码头反馈指令，说明使用哪一台起重机将他的货物装载上船。另外，由于信息交换和处理的速度加快。出错校验过程也从物理操作过程的终端转移到初始 EDI的一个新进展是交互式EDI的开发使得速度优势得到进一步提高。交互式EDI是指发送方和接收方之间有一条在线连接，因此接收方对所接收数据的响应也可以是在线的。这种EDI通常被使用在电子市场，如股票市场和拍卖市场。这种市场的买卖双方都需要以一种标准方式进行直接通讯。

3．1．1．6 更有效的客户服务

　　　通过下面几种方式可以改进面向EDI的客户服务：

　　　（1） 减少时间延迟。
　　　改进客户服务的一个重要方面是时间延迟的缩短。由于EDI的使用提高通讯速度，时间延迟得以缩短。加快了关键路径中事务处理的速度。从而减少非关键路径中的其他事务处理的等待时间。
　　　EDI使信息流从物理流部分地分离成为可能。在传输网络中，物理流不得不遍历大量的节点，而在同样情况下，信息则可以直接分发给传输链中的每一个关系方，这样。传输链中排在前面的关系方对他们生产活动可以做出较充分的准备。如码头预先了解要装卸的货物。就可以尽量减少装卸船的时间。

　　　（2）提供的信息更精确。
　　　对组织机构而言只有建立在真正时间基础上的信息才是可用的，并且信息的准确性能够使组织机构更有效地理解用户的意图，从而可以直接通过电话方，解答用户的提问。

　　　（3）提供更新的服务。
　　　新服务的重要性在于它加强了对整个链的控制，从而增加了物流过程的附加值，因此，EDI提供新服务的能力是改进客户服务的一个重要方式。这个附加值在信息分发领域及生成新信息的中间数据领域产生。目前，由物流服务商提供的一种新服务是"追溯"。所谓"追溯"，是指及时弄清货物所在的位置，并且将这一信息与责任方数据连接起来的能力。
　　　没有EDI，"追溯"很难向用户说明有关货物的目前状态。因为"追溯"意味着查阅大量的单证，电话询问运输过程中有关的参与方，尤其是国际运输流程中的多式联运，使用传统的"追溯"'方式去追踪货物是十分困难的。

　　　另外一种新服务是航运公司联盟。什对相同的货代，联盟中各航运公司的航线是共享的，这样做可以获得额外的折扣。例如，泛欧物流服务公司EURO-LOG通过EDI向整个运输链中的每一个用户提供多式联运信息。对各个公司如DHL、联邦快递而言，自行开发这种信息系统的投资是非常高的，而远程信息通讯使得一种全新的商业服务方式一物流服务商的产生成为可能。与新服务间接有关是调整营销方式以满足消费者的需要，使消费者能够获灵活的交货计划甚至是最低的市场价。另外，大量EDI用户的快速响应能力直接影响到销售的增加及利润的提高。
　　　较高层次的客户服务，如更快的订单确认，高效率的处理最终可以获得更多的订单，扩大顾客群，这些过程与购买、付费相结合，使得服务商与消费者的联系更密切，从而获得更大的市场份额。

3.1.1.7获得竞争优势，巩固竞争地位

　　　一般而言，EDI的实现可以改进目前的竞争地位，甚至改变当前的产业结构。

　　　（1）竞争地位
　　　EDI可以减少公司处理事务的成本，增加产品或生产过程的信息密度，提高内部效率及组织间的效率，使这些公司尽量避免竞争危机，获得'十b较效率"优势，所谓比较效率是指一个机构的效率同其他机构效率的比较值。例如；Gates Rubber公司是汽车制造业及汽车售后服务的主要供应商 他们的500家EDI用户分布在世界750个地方。虽然这家公司使用EDI已有许多年；但他们使用 EDI的初衷。是为了适应更大贸易伙伴的要求。EDI不仅为他们带来利益，同时还有新服务，如允许用户检查供应商的数据库，对价格及可靠性进行比较。就象Gates公司宣称的没有EDI我们就无法同汽车公司做生意。

　　　（2）产业重组
　　　当竞争基础改变时，产业重组就有可能发生，这种重组可能是由于一方、买方和产业间竟争的转移，或者是由于引进新产品或替代产品，甚至是新的参与方加入了市场。以 SWIFT（Society for World Intetbank Financial Telecommunication)公司为例，它是一家网络供应商，几乎所有的大银行都与它连接，通过它可以清楚地了解几乎所有国际金融银行间的事务。SWIFT网络与商业网络是相互独立的，主要原因是：无法明确其他非银行机构访问网络将会产生的后果，也就是说，真正的威胁在于一些机构的恶意访问，他们会将网络上的金融事务信息清除。这通常会严重影响银行的作用。很显然，当金融事务处理与网络联系起来时，EDI将会得到充分的开发。比如在海运中，船公司只有在收到货主的付费后才会承运货物，从货代到船代的付费过程，以及从船代到船公司的付费过程均与银行有关。

　　　总之，EDI井不仅仅用作竟争手段以获得短期的竞争收益。在激烈的市场竞争中，尤其是汽车业或制药业，EDI愈来愈被看作是企业必要的生存手段。当EDI与企业内部系统融合在一起，同时被广泛使用在事务重组中时，企业将会收到巨大的战略性收益。有关IT和EDI的决策应用的一个典型例子是美国航空公司Sabre飞机订票系统。这个系统对其他航空公司以及旅行社是开放的，以满足他们的订回业务。该系统的销售和服务取得了十分可观的收益。

3.1.1.8 改进内部流程

　　　使用BDI能够改进企业内部流程源于以下三种策略的实施:

　　　(1) 事务流程的评估、改进
　　　实现EDI时，公司必须检查它的内部系统，找出某些效率低的事务处理过程，重新调整系统现存的信息流，以提高将外部报文读进内部系统的效率。一家航空代理公司曾使用EDIALYSIS系统分析了他们使用EDI的成本和收益,并得出结论：信息处理及交换成本中大约有40％是由于缺乏一个集成的内部系统，这40％是在不同桌面之间进行信息处理和交换的内部成本。

　　　（2）将其他管理技术与EDI的使用结合起来
　　　计算机系统的联结同时带来了新的管理技术和物流的概念，如 MRP-IIJ和 JIT 生产和储存管理，这些技术要求贸易伙伴之间的通讯更快、更精确。普遍存在于美国零售企业的概念是快速响应（QR），通过快速响应，供应商能够对消费者储存的变儿做出直接反应。根据双方协议，供应商将会保证消费者的储存永远不会低于某一水平，而系统的集成使得消费者能够直接与供应商的QR系统联结。例如，DEC的小型机生产厂将EDI应用在其MRP系统当中，使得该系统实现了电于儿集成的MRP和EDI系统可以决定何时定购及定购什么，发送定购信息，并了解船期。使用EDI之后，DEC的储存量减少了80％，主要时间减少了50％。

　　　（3）系统集成
　　　系统集成对于获得最大的EDI战略性收益起着至关重要的作用，为此，组织内部信息系统以及组织间的信息系统都应集成化。集成是电子联结建立后形成的，这种技术联结是一步步建立起来的。为了获得最大效率，电子处理与内部系统完整联结应该是根本目标和先决条件。例如，Levi Strauss（世界最大的牛仔裤制造商）建立了快速响应系统LeviLink LeviLink完成了整个生产和销售过程的集成，包括储存的补充，购货订单的管理和协调，货物接收 发票的处理和付费，销售信息的捕捉，市场走向的分析。集成化的系统 与快速响应技十相结合，这一切只能通过EDI才能得以实现。

　　　由于EDI既要求内部系统的集成以获得最大收益，同时又要求实现集成是可能的，这就使得机构很难确定从何处入手。澳大利亚汽车工业在1992年所做的一次调查显示，懊大利亚制造商及辅助的日本、美国制造商使用EDI后均取得了极大收益 同时，EDI与内部应用系统的集成 更是被看作采用EDI之后能够带来巨大收益的一项重要的开发。

　　　集成还具有更深的含义， 表现大重新构借了明织和权本身。将应用系统的输入输出联结起来的能力将会改变组织机构对信息需求的重新定义，组织机构的某些操作或功能领域被废弃不用，而有些则被使用，这将会产生组织机构的一种网络类型，网络中的每一个功能或部门都适合其他的功能领域。

3.1.19更好的供应链管理

　　　所谓供应链是指：连接生产和供应过程中从原材料到最终消费的每一个元素而产生的链条。供应链的管理贯穿整个链，而不仅仅关系到相邻的下一个实体或层次。较好的供应链管理意味着商业过程及活动之间更好的协调。

　　　较好的供应链管理的实现方法主要是：调整通讯方式、减少存在的不确定因素，因此，只有了解并改进这些不利因素，才能减少对客户服务的影响。

　　　EDI能够在贸易伙伴之间快速、高效地传送数据，这将会使得整个链中的每一方均能尽快地获得有关客户需求的信息：其次，链中的有关方能够更及时地知道哪里出了问题，相应地能够尽快对问题做出反应。
　　　EDI要求使用结构化的格式，从而改进了报文的内容。链中的各方彼此更加了解对方的意图，使得他们之间的事务处理更加快速高效。

　　　荷兰鹿特丹港的仿真模型显示；信息流已不象它在纸面单证交换过程中那样至关重要，这将会减少不确定因素的存在。例如。链中各方之间存在着一种密切的合作关系，生产商可以将质量控制、研究开发等责任转移给他们的供应商。另外，长期合同会使供应商进行更好的长期预测，其结果是供应商的数量趋于减少，而剩下的供应商与生产商的关系会更牢固。

3.1.1.10 改进单证处理流程

　　　通过减少通讯时间，以及自动匹配发货单，可以减少部分成本。首先，通讯速度的提高能够更快地将发货单或发票送出。从而减少付费周期。如果购买者收到发货单及时，他就有机会利用折扣期，从而减少付费。反过来，销售商能够尽早收回资金，同样还可以利用折扣期减少向他的供应商的付费。总之，缩短发票/付费周期，可以节省利息和贷款。例如，荷兰的税务机构希望减少税务处理周期。目前，纳税人收到它的税金估价单需要大约8个月的时间，如果缩短这个周期时间，无论对税务机构还是对纳税人来讲，都可以节省相当可观的费用。目前所做的一项测试是；一家帮助大公司做税务申报的咨询公司，在电脑中做好申报
表 然后通过EDI发送到税务申报机构，税金评估表随即就可以产生了。
　　　以上我们对EDI在一般行业中的应用效益进行了论述。实际上，目前国内EDI发展较为突出的行业是航运业。经过几年的发展，一些较大港口的航运业务已基本实现了电子化操作，为企业带来可观的效益。下面我们将针对EDI在航运业的应用效益作一详细论述。

3.1.2 港口 EDI的效益分析

　　　一般而言，采用ED给企业带来的效益可表现为直接效益和间接效益。其中：直接效益主要包括：避免计算机数据重复输入，减少错误、降低邮电通信费用，减少纸张耗费等；间接效益则得益于采用EDI之后的经营方式改变及效率的提高。
　　　具体表现在：减少库存；现金管理更加方便、有效 订货更加方便、迅速；为客户提供更好的服务；大幅度提高企业的经营管理水平，确立牢固的竞争优势，实现业务重组等。

3.1.2.1概述

　　　对于港口 EDI而言，其实施带来的效益也可归纳为上述几个方面，为进一步了解港口 EDI的益处，下面将系统地作一剖析。
　　　传统上，航运业被认为是交换大量信息的部门。特别是对于复杂的多式联运或需要采取特殊附加措施的货物运输（比如说：危险品或限制品的船舶运输）来说，所牵涉到的部门数量是相当多的。伴随着信息交换复杂性的增加，相关的信息操作应该尽可能有效和高效。为了满足各有关部门更及时更有效获取信息的需求，EDI无疑提供了一个解决途经。

　　　在港口中运用EDI，各关系方都能得到各自的收益。这里我们将这些部门划分为：运输部门、协调部门、金融部门和行政部门，并将这四个部门应用EDI技术所得到的收益概述如下：

　　　（1）实际运输部门。提高通讯速度，提高安全性，减少文件处理费用 更好的供应链管理，提高储存效率，更好的顾客服务。
　　　（2）协调部门。拓展业务范围，减少文件处理费用，改进内部管理，获得竞争性效益。
　　　（3）金融部门。更好的顾客服务。获得竞争性效益。
　　　（4）行政部门。改进内部管理，更好的顾客服务。

3.1.2.2 运输部门应用 EDI的收益

　　　运输部门主要包括托运方、收货方、承运公司（铁路、内河、公路）、装卸公司、集装箱联运人、班轮公司等。这些部门实际承担货物运输，有关业务有：理货、装船及卸货，集装箱船运输以及货物的内陆、内河运输或铁路运输等。

　　　运输部门的运作依赖于和运输各有关部门之间的信息交换。EDI作为便利信息交换的一种新技术给运输部门带来了以下利益：

　　　（1）提高通讯速度
　　　提高运输速度是运输部门的重要职责。不必要的延误应尽可能消除。由于内陆疏运方要一直等到拿到单据后才能装卸车辆，而码头则必须等到海关处理好一堆文件后寸能让船舶启航，因此通过应用EDI技术可提高有关部门文件的通讯速度，使得运输各方大大降低等待成本，从而提高了竞争地位。

　　　（2）减少文件处理费用
　　　使用EDI技术后。由于减少了重复数据输入，数据输入错误也相应减少，因此有关运输的信息可以更加完整和可靠。同时也可减少文件处理费用。

　　　（3）更好的供应链管理
　　　对运输部门来说，应用EDI所带来的更重要的收益是可以事先对运输活动作出计划。及时准确的信息交换可以便运输部门尽可能对运输活动作出科学合理的安排。临时安排的减少也使费用得以减少。例如，在船舶到达以前，码头可以准确地知道装卸货物的品种和数量，从而可以对装卸操作作出安排，并保证不出现货物的溢装或缺装现象。

　　　（4）提高存货效率
　　　与周密合理的计划紧密相联的是可以减少库存。在大多数情况下。EDI的引入和不可分割的通讯流的再设计所引起的实际运输过程的再设计能够优化库存管理。

　　　（5）更好的顾客服务：跟踪服务
　　　应用EDI可以使运输部门即使为顾客提供有关部门货物运输的各种信息，如所在位置、运输时间等等，大大方便了顾客，并进一步增强了运输部门的竞争实力。

3.1.2.3协调部门

　　　协调机构包括货代，船代和船舶经纪人。安排运输及其相关的单据流转是一项复杂的过程，因此需要专业化的部门来协调。这些部门从托运人和收货人那里得到 运输指示，安排集装箱订船或订舱，把信息传递给其它方，安排保险和付款，并通知运输部门。协调部门工作的实质上是协调和处理运输各相关方之间的信息的交换。

　　　ED I给协调者带来许多效益。具体表现在：

　　　(1)拓展业务范围。通过使用EDI，他们将可以在信息提供方面满足运输部门的新的需求。他们将尽量利用 EDI来提高或扩展他们的实际功能和服务，如提供咨询、预付税款和通讯服务。由此 市场将变得越来越大和广阔。

　　　（2）降低文件处理费用
　　　由于协调部门工作重心是：处理信息。因此，使用EDI可以大大减少文件处理费用。

　　　（3）提高顾客服务质量
　　　由于使用EDI，可以为顾客提供更多的服务、并提高服务速度，因此对协调部门来说，EDI能帮助提高顾客服务质量是显而易见的。

　　　（4）改进内部管理
　　　相对其他机构而言，协调部门在运输活动的协调管理方面将花费大量的精力。通过使用EDI，可以减少工作量，从而将更多的时间花在改进内部管理方面。

　　　（5）获取竞争性利益
　　　通过减少管理工作负荷，可开展新的业务和服务，从而提高竞争优势。

3.1.2.4金融部门
　　　金融部门主要包括银行、保险公司等。
　　　金融机构负责和运输过程相应的资金流动。银行的作用是管理公司间资金利 财产的转移。除此之外，银行还提供信用证和安排国际金融交易。保险公司主要负责为货物运输活动提供保险服务。EDI为金融部门带来的效益主要体现在：改进顾客服务质量，拓展新的业务进而获得竞争优势等方面。

3.1.2.5行政部门
　　　行政部门包括：海关，港务当局，商会，中央统计局，税务办公室 政府部门，环境办公室等。这些部门为保证运输活动能符合有关部门规定。必须从其他部门获取必要信息。EDI的应用为这些部门带来的收益主要体现在 更好的顾客服务。改进内部组织管理、提高安全性等方面。